Bảng Giá Phần Mềm Quản Lý Nhà Nghỉ Mới Nhất 2026

Giá phần mềm quản lý nhà nghỉ năm 2026 dao động trung bình từ 90.000 VNĐ đến 350.000 VNĐ/tháng đối với hình thức thuê bao đám mây (SaaS), hoặc từ 5.000.000 VNĐ đến 18.000.000 VNĐ/giấy phép cho hình thức mua trọn gói vĩnh viễn. Mức chi phí thực tế phụ thuộc trực tiếp vào quy mô số lượng phòng, nhu cầu kết nối phần cứng thông minh (khóa từ, công tắc ngắt điện) và các cổng xuất hóa đơn điện tử theo quy định pháp lý hiện hành.

Giá phần mềm quản lý nhà nghỉ hiện nay bao nhiêu tiền?

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ hiện nay được chia thành hai nhóm chính: hình thức trả phí định kỳ theo tháng/năm (SaaS) và hình thức mua đứt bản quyền vĩnh viễn cài đặt trực tiếp trên máy chủ cục bộ (On-premise). Với các nhà nghỉ quy mô vừa và nhỏ (dưới 30 phòng), mức đầu tư trung bình cho phần mềm chiếm khoảng 1.200.000 VNĐ đến 3.600.000 VNĐ mỗi năm.

Phần mềm quản lý nhà nghỉ (Property Management System - PMS) là giải pháp công nghệ số hóa toàn bộ quy trình vận hành lưu trú, bao gồm: sơ đồ phòng trực quan, tính tiền tự động theo giờ/ngày/đêm, kiểm soát thất thoát doanh thu và báo cáo hoạt động buồng phòng. Dưới đây là thông tin chi tiết về từng hình thức thanh toán:

Bảng giá phần mềm theo hình thức thuê bao hàng tháng (SaaS)

Hình thức thuê bao hàng tháng (SaaS - Software as a Service) có giá dao động từ 90.000 VNĐ đến 350.000 VNĐ/tháng tùy thuộc vào gói tính năng và số lượng phòng áp dụng. Đây là mô hình chạy trên nền tảng điện toán đám mây, không đòi hỏi đầu tư máy chủ vật lý và thường được nhà cung cấp miễn phí nâng cấp tính năng định kỳ.

Bảng giá tham khảo các gói thuê bao phổ biến trên thị trường năm 2026:

• Gói Khởi động (Dưới 10 phòng): 90.000 - 120.000 VNĐ/tháng. Phù hợp cho nhà nghỉ gia đình, homestay nhỏ với các tính năng cơ bản như quản lý check-in/check-out, sơ đồ phòng và tính tiền phòng tự động.
• Gói Tiêu chuẩn (10 - 30 phòng): 150.000 - 220.000 VNĐ/tháng. Cung cấp thêm tính năng phân quyền nhân viên, quản lý kho mini-bar, cảnh báo buồng phòng dọn dẹp và báo cáo doanh thu qua ứng dụng điện thoại.
• Gói Nâng cao (Trên 30 phòng hoặc chuỗi nhà nghỉ): 250.000 - 350.000 VNĐ/tháng/chi nhánh. Bổ sung cổng tích hợp kết nối hệ thống khóa thẻ từ, điều khiển thiết bị điện thông minh và đồng bộ hóa đơn điện tử tự động.

Chi phí mua phần mềm quản lý nhà nghỉ trọn gói vĩnh viễn

Chi phí mua phần mềm quản lý nhà nghỉ trọn gói vĩnh viễn (On-premise) dao động từ 5.000.000 VNĐ đến 18.000.000 VNĐ/bản quyền cho một máy chủ hoạt động độc lập. Hình thức này cho phép chủ cơ sở trả tiền một lần duy nhất và sở hữu toàn quyền dữ liệu lưu trữ trực tiếp trên máy tính cá nhân tại quầy lễ tân.

Mặc dù giúp loại bỏ áp lực trả phí gia hạn định kỳ mỗi năm, hình thức trọn gói vĩnh viễn vẫn kéo theo một số chi phí phát sinh cố định:

• Phí bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật: Miễn phí trong 6 - 12 tháng đầu, sau đó tính khoảng 15% - 25% giá trị bản quyền mỗi năm nếu chủ nhà nghỉ muốn tiếp tục nhận hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố máy tính.
• Chi phí nâng cấp phiên bản mới: Không được cập nhật tự động tính năng mới; nếu có sự thay đổi về quy chuẩn hóa đơn thuế điện tử, người dùng thường phải trả thêm phí nâng cấp module.
• Chi phí hạ tầng máy tính: Đòi hỏi máy vi tính tại quầy lễ tân phải có cấu hình đủ tốt và hoạt động bền bỉ, vì mọi rủi ro hỏng ổ cứng đều có thể gây mất toàn bộ dữ liệu kinh doanh.

Những yếu tố nào quyết định giá phần mềm quản lý nhà nghỉ?

Mức giá cuối cùng của một hệ sinh thái phần mềm quản lý nhà nghỉ được quyết định chủ yếu bởi quy mô số phòng kinh doanh, cơ chế vận hành đa chi nhánh, và các phân hệ phần cứng - phần mềm mở rộng tích hợp kèm theo. Việc hiểu rõ các biến số chi phí này giúp chủ đầu tư lựa chọn đúng cấu hình công nghệ mà không bị trả giá thừa cho các tính năng dư thừa.

Quy mô số lượng phòng và chi nhánh hoạt động

Quy mô số lượng phòng là cơ sở định giá trực tiếp nhất, bởi phần mềm phải xử lý khối lượng dữ liệu và tần suất giao dịch đồng thời lớn hơn khi cơ sở có nhiều phòng. Đa số các nhà cung cấp phân chia khung giá theo mốc 10 phòng, 20 phòng, 50 phòng hoặc tính phí lũy tiến từ 3.000 - 5.000 VNĐ/phòng/tháng đối với các cơ sở quy mô lớn.

Ngoài ra, nếu chủ kinh doanh sở hữu chuỗi gồm 2 điểm kinh doanh trở lên, giá thuê bao sẽ tính theo công thức: Đơn giá gói × Số lượng chi nhánh. Một số nền tảng hỗ trợ chính sách giảm giá từ 10% đến 25% cho chi nhánh thứ hai trở đi khi quản lý trên cùng một tài khoản trung tâm.

Tính năng tích hợp: Khóa từ, điện thông minh và hóa đơn điện tử

Phần mềm tích hợp càng nhiều kết nối chuyên sâu với hệ thống phần cứng IoT (Internet of Things) và cổng kết nối cơ quan thuế thì giá thành càng tăng cao, thông qua phí kích hoạt ban đầu hoặc cước phí module phụ trội hàng tháng.

• Kết nối khóa thẻ từ (Keycard system): Cho phép phần mềm tự động ghi dữ liệu vào thẻ từ đúng số giờ/ngày khách đã thanh toán; tự hủy hiệu lực khi hết giờ để chống nhân viên cho thuê phòng "chui". Phí tích hợp module này dao động từ 1.000.000 - 2.500.000 VNĐ/lần kích hoạt bản quyền.
• Tích hợp hệ thống điện thông minh (Energy Management): Tự động đóng ngắt nguồn điện phòng theo trạng thái check-in/check-out của phần mềm, giúp tiết kiệm triệt để tiền điện máy lạnh và chiếu sáng. Phí phần mềm kết nối phần cứng này thường cộng thêm từ 50.000 - 100.000 VNĐ/tháng.
• Đồng bộ Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Hỗ trợ xuất dữ liệu hóa đơn có mã của cơ quan thuế trực tiếp từ phần mềm bán hàng lưu trú. Chi phí module dao động từ 500.000 - 1.000.000 VNĐ (chưa bao gồm tiền mua gói số lượng hóa đơn từ đơn vị phát hành như Viettel, VNPT, MISA).

So sánh chi phí các phần mềm quản lý nhà nghỉ phổ biến nhất

Hiện nay trên thị trường Việt Nam, KiotViet, PosApp và EzCloud là 3 thương hiệu giải pháp quản lý lưu trú chiếm thị phần áp đảo với chính sách giá và phân khúc khách hàng mục tiêu hoàn toàn khác biệt. Dưới đây là phân tích chi tiết về biểu phí và tính năng cốt lõi của từng giải pháp.

Đánh giá mức giá và tính năng của KiotViet

KiotViet cung cấp gói phần mềm quản lý nhà nghỉ - khách sạn với mức giá niêm yết từ 180.000 VNĐ đến 250.000 VNĐ/cửa hàng/tháng, áp dụng thanh toán theo hợp đồng tối thiểu 1 năm. Điểm mạnh vượt trội của KiotViet là giao diện thuần Việt trực quan, tính ổn định cao và phù hợp tối đa cho đối tượng người dùng lớn tuổi hoặc ít am hiểu công nghệ số.

• Ưu điểm chi phí: Không giới hạn số lượng thiết bị đăng nhập, miễn phí ứng dụng di động cho chủ cơ sở theo dõi doanh thu từ xa, tích hợp sẵn kết nối phần cứng bán hàng thông dụng.
• Nhược điểm: Các phân hệ kết nối chuyên sâu như đóng ngắt rơ-le điện thông minh hoặc tích hợp sâu khóa thẻ từ chuyên dụng khách sạn chưa thực sự linh hoạt, đòi hỏi trung gian phần cứng phụ trợ.

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý nhà nghỉ PosApp

PosApp áp dụng khung giá thuê bao từ 120.000 VNĐ đến 240.000 VNĐ/tháng tùy theo gói tính năng cơ bản hay nâng cao, đồng thời hỗ trợ hoạt động đa nền tảng từ điện thoại Android, iOS cho đến máy POS thu ngân chuyên dụng. Đây là lựa chọn phù hợp cho mô hình nhà nghỉ kết hợp dịch vụ ăn uống, cafe tại sảnh hoặc cho thuê xe máy đi kèm.

• Ưu điểm chi phí: Khả năng hoạt động ngoại tuyến (Offline) khi mất kết nối mạng Internet, dữ liệu tự đồng bộ ngay khi có mạng trở lại; hỗ trợ kết nối hệ thống rơ-le điện tự động với chi phí phải chăng.
• Nhược điểm: Nếu phát sinh nhu cầu mở rộng kết nối nhiều thiết bị in ấn hay quản lý chuỗi phức tạp, mức phí hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ có thể bị tính phụ thu tùy khu vực địa lý.

Báo giá giải pháp quản lý khách sạn, nhà nghỉ EzCloud

EzCloud (với giải pháp ezCloudhotel dành cho phân khúc vừa và nhỏ) có mức giá khởi điểm từ 150.000 VNĐ đến 450.000 VNĐ/tháng, tính theo quy mô số phòng thực tế của cơ sở kinh doanh. Đây là hệ sinh thái chuyên biệt cho ngành quản trị khách sạn (Hospitality) với chiều sâu tính năng vượt trội so với các phần mềm bán lẻ tổng hợp.

• Ưu điểm chi phí: Tích hợp hoàn hảo với hệ thống bán phòng trực tuyến (Channel Manager) kết nối các kênh OTA như Agoda, Booking.com, Traveloka; module khóa thẻ từ và quản lý buồng phòng chuyên nghiệp chuẩn quy trình lưu trú.
• Nhược điểm: Chi phí tổng thể cao hơn các đối thủ nếu nhà nghỉ chỉ có nhu cầu tính tiền theo giờ đơn giản; giao diện có nhiều nghiệp vụ phức tạp nên nhân viên cần thời gian đào tạo bài bản mới sử dụng thuần thục.

Có nên dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ miễn phí không?

Chủ cơ sở kinh doanh tuyệt đối không nên dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ miễn phí hoàn toàn nếu đặt mục tiêu kinh doanh lâu dài và an toàn bảo mật, bởi vì các công cụ miễn phí luôn đi kèm rủi ro nghiêm trọng về mất dữ liệu, thiếu tính năng phòng chống thất thoát và không có sự hỗ trợ khi hệ thống gặp lỗi tê liệt.

Các rủi ro điển hình khi sử dụng phần mềm miễn phí (Freeware) hoặc các bản bẻ khóa (Crack) trôi nổi trên mạng bao gồm:

• Nguy cơ mã độc và mất cắp dữ liệu kinh doanh: Bản bẻ khóa thường bị chèn mã độc, virus theo dõi hoặc ransomware khóa toàn bộ dữ liệu trên máy tính để tống tiền, làm lộ thông tin cá nhân của khách thuê phòng (gây vi phạm pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
• Gian lận nội bộ và thất thoát doanh thu: Bản miễn phí thường cắt bỏ tính năng phân quyền chi tiết, không lưu lại lịch sử chỉnh sửa hóa đơn (Audit Log), tạo kẽ hở cho lễ tân tự ý sửa giờ vào/ra của khách để chiếm đoạt tiền phòng.
• Không có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: Khi máy tính bị lỗi, hóa đơn không thể in ra hoặc hệ thống treo đơ giữa đêm đông khách, chủ nhà nghỉ hoàn toàn bơ vơ vì không có bất kỳ bộ phận hỗ trợ khách hàng nào chịu trách nhiệm giải quyết sự cố.

Kinh nghiệm chọn mua phần mềm quản lý nhà nghỉ tối ưu chi phí

Để tối ưu hóa chi phí đầu tư công nghệ cho nhà nghỉ, chủ cơ sở nên áp dụng chiến lược "mua đủ dùng trước, nâng cấp sau" và kiểm tra minh bạch mọi điều khoản hợp đồng trước khi thanh toán. Việc này giúp tiết kiệm từ 30% đến 50% tổng ngân sách công nghệ hàng năm mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong vận hành thực tế.

Xác định đúng nhu cầu tính năng thực tế để tránh lãng phí

Chủ cơ sở cần lập danh sách những tính năng thực sự thiết yếu đối với mô hình kinh doanh của mình trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, tránh chọn các gói tính năng cao cấp không dùng đến gây lãng phí ngân sách.

• Đối với nhà nghỉ thuần túy theo giờ: Chỉ cần tập trung vào thuật toán tính tiền tự động theo bậc thang (giờ đầu, các giờ tiếp theo, phụ thu quá giờ), quản lý tình trạng phòng trống/đang dọn và quản lý kho nước suối, mì tôm tại quầy. Gói cơ bản từ 90.000 - 150.000 VNĐ/tháng là hoàn toàn đáp ứng tốt.
• Đối với nhà nghỉ ven biển, khu du lịch đón khách ngày/đêm: Bắt buộc cần thêm tính năng đặt phòng trước (Booking Calendar), tích hợp tạm trú online và liên kết kênh OTA để tránh trùng phòng (Overbooking).

Lưu ý các khoản chi phí ẩn khi triển khai phần mềm

Chi phí ẩn là những khoản tiền không nằm trong bảng giá thuê bao hàng tháng niêm yết nhưng bắt buộc phải chi trả trong quá trình vận hành, có thể làm tổng chi phí thực tế tăng gấp đôi nếu không được làm rõ từ đầu.

Những chi phí phụ trợ cần yêu cầu nhà cung cấp báo giá chi tiết gồm:

• Phí khởi tạo và thiết lập dữ liệu ban đầu: Một số công ty thu thêm từ 500.000 - 1.500.000 VNĐ cho công việc cài đặt phần mềm lên máy tính và nhập danh sách phòng ban đầu.
• Chi phí phần cứng tương thích: Kiểm tra xem phần mềm có đòi hỏi cấu hình máy tính đặc thù, loại máy in hóa đơn cổng USB hay LAN, loại đầu đọc thẻ từ tương thích chuyên biệt hay không.
• Cước phí gửi tin nhắn SMS Brandname hoặc thông báo Zalo ZNS: Nếu sử dụng tính năng tự động gửi báo cáo doanh thu cuối ngày về số điện thoại của chủ nhà nghỉ, tính năng này thường có biểu phí riêng tính theo từng lượt tin nhắn phát sinh.

Câu hỏi thường gặp

Nhà nghỉ nhỏ dưới 10 phòng nên dùng phần mềm giá bao nhiêu?

Nhà nghỉ nhỏ dưới 10 phòng chỉ nên đầu tư gói phần mềm có mức giá từ 90.000 VNĐ đến 150.000 VNĐ/tháng (tương đương khoảng 1.000.000 - 1.800.000 VNĐ/năm). Mức giá này cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản: tính tiền phòng theo giờ/ngày/đêm, kiểm soát kho nước giải khát mini-bar và theo dõi doanh thu trên điện thoại di động mà không làm đội chi phí vận hành.

Phần mềm quản lý nhà nghỉ có tính phí cài đặt ban đầu không?

Phần lớn các nhà cung cấp phần mềm quản lý nhà nghỉ dạng SaaS hiện nay không tính phí cài đặt ban đầu nếu người dùng chọn phương thức hướng dẫn cài đặt và đào tạo qua hình thức trực tuyến (Ultraviewer, Zalo). Tuy nhiên, nếu chủ nhà nghỉ yêu cầu nhân viên kỹ thuật đến trực tiếp cơ sở để cài đặt và hướng dẫn tận tay, mức phí triển khai tại chỗ thường dao động từ 500.000 VNĐ đến 1.500.000 VNĐ tùy theo khoảng cách địa lý.

Dùng thử phần mềm quản lý nhà nghỉ có mất tiền không?

Dùng thử phần mềm quản lý nhà nghỉ là hoàn toàn miễn phí, với thời gian trải nghiệm thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày tùy từng nhà phát hành. Trong giai đoạn dùng thử, người dùng được cấp quyền truy cập toàn bộ tính năng cao cấp của hệ thống mà không phải cung cấp thông tin thẻ tín dụng hay đặt cọc bất kỳ khoản tiền nào.

Nên chọn trả phí theo tháng hay mua phần mềm một lần vĩnh viễn?

Chủ cơ sở nên ưu tiên hình thức trả phí theo năm (mô hình SaaS) thay vì mua trọn gói vĩnh viễn, bởi vì mô hình thuê bao cho phép dữ liệu luôn được lưu trữ an toàn trên đám mây, ứng dụng di động liên tục được cập nhật theo hệ điều hành mới nhất và luôn nhận được sự chăm sóc kỹ thuật 24/7. Hình thức mua vĩnh viễn chỉ phù hợp khi nhà nghỉ nằm ở vùng sâu xa không có đường truyền Internet ổn định và chủ nhà nghỉ sở hữu máy tính chuyên dụng có phương án sao lưu dữ liệu độc lập.